SiLK - SicherheitsLeitfaden Kulturgut

1. Allgemeines Sicherheitsmanagement

> Fragebogen Allgemeines Sicherheitsmanagement

 

SiLK ist ein Instrument zur Förderung des Kulturgutschutzes. Der Fokus des allgemeinen Sicherheitsmanagements sowie der speziellen Themenkapitel liegt grundsätzlich im Bereich des Sachschutzes. Es geht somit um die sichere Aufbewahrung und den nachhaltigen Schutz der den Kultureinrichtungen anvertrauten Sammlungen, Gebäude und Anlagen.
Der Schutz der Personen, die sich in den Kultureinrichtungen aufhalten – Personal und Besucher – wird entsprechend nur am Rande mit berücksichtigt, da er durch gesetzliche Vorschriften (Bauordnung, Arbeitsstättenrichtlinie, Versammlungsstättenrichtlinie etc.) in Deutschland bereits umfassend geregelt ist.

 

Grundlegende Begriffe werden im Glossar erläutert.

Kulturgutschutz in Deutschland

Im Gegensatz zum Personenschutz bestehen für den Kulturgutschutz keinerlei rechtlich verpflichtende Normen, es fehlt jegliche Art gesetzlich verankerter Mindeststandards, daher muss jede zuständige Einrichtung, sei es ein Museum, ein Archiv oder eine Bibliothek, hierbei eigenverantwortlich agieren.
Der Kulturgutschutz in Deutschland liegt – wie alle kulturellen Angelegenheiten – in der Kulturhoheit der Länder. Der physische Bestandserhalt als Bewahrung des kulturellen Erbes ist somit in erster Linie Aufgabe der Länder und Kommunen.
Zentrale bundesweite Aktivitäten können neben dem Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) nur von Berufs- und Interessensverbänden wie ICOM oder dem Deutschen Museumsbund unternommen werden, wobei es sich stets um unverbindliche Empfehlungen oder Selbstverpflichtungen handelt. Eine verbindliche oder gar verpflichtende Vereinbarung zu Mindeststandards als konkrete Maßnahmeempfehlung in sicherheitsrelevanten Fragen konnte bislang leider nicht erreicht werden.
SiLK soll den Kultureinrichtungen Möglichkeiten aufzeigen und Anhaltspunkte geben, anhand derer sie sich orientieren können, um ein individuelles – auf die jeweilige Einrichtung und die gegebenen Rahmenbedingungen angepasstes – Konzept zu entwickeln. Gleichzeitig muss es allgemeingültig sein und den aktuellen formalen und technischen Standards genügen.

Prävention

Primäres Ziel im Kulturgutschutz ist die Prävention, das heißt es sollen alle Anstrengungen unternommen werden, um ein Schadensereignis von vornherein möglichst zu verhindern bzw. die Eintrittswahrscheinlichkeit weitestgehend zu verringern.
Sollte es dennoch zu Notfällen oder Katastrophen kommen, dienen die festgelegten organisatorischen, baulichen und technischen Schutzmaßnahmen dazu, das Schadensausmaß möglichst gering zu halten.
Dies gilt ebenso für Risiken, welche eine allmähliche Beschädigung, einen sozusagen „schleichenden Verfall“ bewirken oder begünstigen, beispielsweise die Nutzung von Archivalien oder der Verschleiß durch Museumsbesucher. Ebenso für alle schädigenden Umwelteinflüsse, etwa klimatische Faktoren, Licht bzw. Strahlung, Schädlinge oder Schadstoffe. Die genannten Schutzmaßnahmen sind darauf ausgerichtet die schädigende Wirkung auf das unvermeidbare Minimum zu beschränken.

Risikoanalyse

Die zentrale Frage, die sich allen Kultureinrichtungen mit Sammlungen stellt, ist die Frage nach der bestmöglichen Vorbereitung auf möglicherweise auftretende Notfälle. Welche Maßnahmen sind zu ergreifen, um einen geeigneten organisatorischen Rahmen zu erstellen?
Bevor mit der eigentlichen Notfallplanung begonnen werden kann, ist eine auf die jeweilige Einrichtung zugeschnittene Risikoanalyse durchzuführen. Die Risikoanalyse zeigt auf, welche der möglichen Bedrohungen für die Einrichtung relevant sind und mit welcher Wahrscheinlichkeit sie auftreten können. Auf dieser Grundlage können die für die jeweilige Einrichtung entscheidenden Sicherheitsvorkehrungen geplant, eingeführt, umgesetzt und geübt werden.

Notfallplan

Der Notfallplan, den jede Einrichtung für das eigene Haus zwingend erstellen sollte, hat zum Ziel, die notwendigen Reaktionen auf Notfallszenarien im Vorfeld zu planen und zu organisieren. Es wird festgelegt, wer für welche Aufgaben im Notfall zuständig ist (Einrichtung eines permanenten Krisenstabes) und welche praktischen Maßnahmen in welchen konkreten Fällen ergriffen werden sollen. Es gibt Regelungen für die interne Organisation (Erreichbarkeit im Notfall, Vertretung) und die Information der Mitarbeiter. Die Zusammenarbeit mit Externen – insbesondere Feuerwehr und Polizei – muss organisiert sein. So ist z.B. zu bedenken, dass die eigenen Mitarbeiter im Brandfall keinen Zutritt mehr zum Gebäude und somit auch keine Möglichkeit zur Evakuierung haben.
Der Notfallplan dient damit auch als Nachschlagewerk, das alle notwendigen Festlegungen enthält. Hinzu kommen eine ganze Reihe von Unterlagen wie Bedienungsanleitungen der technischen Anlagen, Liste der Notfallmaterialien mit den Orten ihrer Aufbewahrung, Telefonlisten und Vertragsunterlagen.

Evakuierung

Besondere Aufmerksamkeit wird dem Evakuierungsplan gewidmet, dessen zentraler Bestandteil die Prioritätenliste ist. Sie wird in Vorbereitung auf möglicherweise notwendige Verlagerungen im Notfall erarbeitet, so dass die schwierige Entscheidung darüber, welche Objekte prioritär zu evakuieren sind, nicht unter Zeitdruck und eventuell von fachfremden Personen getroffen werden muss. Sie kann praktische Hinweise geben für Entscheidungen, die in bestimmten Situationen zu treffen sind: z.B. welche Sammlungen sind bei welchen Katastrophen vorrangig zu behandeln; welche Räume sind in welchen Fällen als erste zu räumen; wie kann ich möglichst viel erreichen, wenn mir nur wenige Helfer und wenig Zeit zur Verfügung stehen (Dann kann die Entscheidung eventuell lauten: Lieber viele kleine Gemälde retten als ein einziges großes Gemälde, das nur mit mehreren Personen mit Spezialwerkzeug und hohem Zeitaufwand bewegt werden kann.).
Der Notfallplan hält für den Fall einer Evakuierung eine Liste mit möglichen Auslagerungsorten bereit, plant den Verlauf der Evakuierung, die sichere Aufbewahrung am neuen Ort und organisiert die ersten restauratorischen Maßnahmen für das Kulturgut. Für alle Maßnahmen gibt es vertraglich festgehaltene Absprachen mit Kooperationspartnern.

Aktualisierung

Entscheidend für die Effektivität des Notfallplans ist die ständige Prüfung und Aktualisierung aller seiner Bestandteile. Alle Veränderungen (z.B. baulich, personell, strukturell, organisatorisch) können sich auf das Sicherheitskonzept auswirken. Somit ist jede relevante Maßnahme unverzüglich in die Konzeption einzuarbeiten. Hierbei sind stets alle Bestandteile beginnend mit der Risikoanalyse bis zu den Einzelteilen des Notfallplans zu berücksichtigen und gegebenenfalls anzupassen.
Die Notwendigkeit der Überprüfung und Anpassung ist gegenüber allen Mitarbeitern zu kommunizieren, die über Veränderungen entscheiden oder diese umsetzen. Nur wenn alle beteiligten Personen und Einrichtungen informiert und auf dem neuesten Stand sind, kann eine angemessene und schnelle Reaktion im Notfall erfolgen.

Hilfreich für die Überprüfung der Wirksamkeit des Notfallplans ist die Dokumentation und Auswertung von Vorfällen und „Beinahe-Unfällen“: Wie wurde in den jeweiligen Fällen reagiert, was hat gut funktioniert, wo sind Fehler passiert, wo haben sich Lücken im Notfallplan gezeigt? Anhand dieser Erkenntnisse kann der Notfallplan immer besser auf die entsprechende Einrichtung abgestimmt werden.
Ein weiterer entscheidender Punkt ist das regelmäßige Durchführen von Übungen mit allen Mitarbeitern und gegebenenfalls auch mit Externen. Im Rahmen von Schulungen können die Mitarbeiter mit den im Notfall durchzuführenden Maßnahmen vertraut gemacht werden.

Zusammenarbeit

Wichtig – insbesondere für kleinere Einrichtungen – ist die Kooperation mit anderen Kultureinrichtungen der Stadt oder Region. In sogenannten Notfallverbünden wird die gegenseitige Hilfe und Beratung festgelegt. Diese Zusammenschlüsse haben viele Vorteile, z. B. dass nicht alle Einrichtungen alle Notfallmaterialien vorrätig haben müssen, dass im Umgang mit Kulturgut geschultes Personal als Helfer in einem Notfall zum Einsatz kommen, dass eine Einrichtung auf einen Papierrestaurator einer anderen Einrichtung zurückgreifen kann oder dass Räume in einer anderen Einrichtung bei einer notwendige Evakuierung genutzt werden können.

Dem Zeitaufwand und allen Anstrengungen, die man bei der Ausarbeitung eines Notfallplans einsetzen muss, liegt die Erkenntnis zugrunde, dass das Verhalten im Notfall geplant, organisiert und geübt und das Ausweiten eines Notfalls zu einer Katastrophe verhindert werden kann.

Leihverkehr

Leihverkehr bedeutet eine zusätzliche Belastung für die betroffenen Objekte. Daher müssen alle Risiken vorab überprüft werden und in die Entscheidung für eine Leihzusage sowie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Transport und Präsentation einfließen.
Zur Beurteilung und Planung des Vorhabens sollte ein standardisierter „facilities report“ Anwendung finden, welcher Daten zur Einrichtung, zum Gebäude und den Ausstellungsflächen, zum Brand- und Diebstahlschutz, zu Beleuchtung, Klima und Schädlingsprävention, zu Transport- und Lagerbedingungen sowie zur Notfallplanung erfragt.

Inventarisierung

Die vollständige Inventarisierung aller Objekte ist Grundvoraussetzung für eine systematische Notfallplanung, für Sicherung und Bergung im Notfall sowie für Fahndung, Identifizierung oder Schadensbehebung nach einer Katastrophe.
Neben den grundlegenden Daten (Inventarnummer, Foto, Beschreibung, Künstler/Hersteller, Titel, Jahreszahl) sind relevante Angaben im Inventar die Standortbenennung (Gebäude, Raum, Position), Materialangaben und Zustandsbeschreibung sowie Abmessung, Gewicht und Transportangaben.
Die Sicherung der Daten sollte daher räumlich getrennt (anderes Gebäude) vom Original untergebracht sein bzw. es müssen Kopien der Kataloge außerhalb der Einrichtung deponiert sein. Für die Standorte, an denen die Dokumentationsunterlagen aufbewahrt werden, sollte eine Risikoanalyse analog zu den Depot-/Ausstellungsräumen erstellt werden und entsprechende Schutzmaßnahmen umgesetzt werden. Hierbei sind alle relevanten Risiken (z.B. Brand, Flut Diebstahl) zu berücksichtigen.
Die Dokumentationsunterlagen können zwar kein Original ersetzen, sind jedoch im Falle von Verlust oder Beschädigung wertvolle Informationsquellen und helfen bei der Suche, Bergung, Instandsetzung oder Wiederbeschaffung / Rekonstruktion.

Sicherheitsmatrix


Alke Dohrmann und Almut Siegel